Co musi zapewnić pracodawca do pracy zdalnej? Poradnik

Praca zdalna na dobre zagościła w naszych domach. Coraz więcej osób decyduje się na taką formę pracy, gdyż ma ona wiele zalet zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Poznaj przepisy dotyczące pracy zdalnej i dowiedz się o niej więcej.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna została prawnie uregulowana w przepisach nowelizacji Kodeksu pracy z dnia 7 kwietnia 2023 roku. Wcześniej obowiązywał tymczasowy przepis wprowadzony w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego. Przepisy Kodeksu pracy związane z pracą zdalną zastąpiły także dotychczasowe przepisy regulujące telepracę. Warto więc dokładniej dowiedzieć się, co mówi Kodeks pracy w kontekście pracy zdalnej.

Zgodnie z definicją, praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (także pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgadnianym z pracodawcą. Oznacza to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej nie może zostać narzucone ani przez pracodawcę, ani przez pracownika. Praca zdalna może być wykonywana całkowicie w domu lub w formie hybrydowej – częściowo w pracy i częściowo w domu.

Praca zdalna może być uzgodniona zarówno podczas zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie jej trwania. W drugim przypadku dochodzi do zmiany warunków umowy o pracę, którą można zawrzeć na przykład w formie aneksu. Uzgodnienia związane ze zmianą formy pracy mogą zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej – zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika.

Istnieją dwa przypadki, w których pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną bez wspólnych uzgodnień. Może odbyć się to tylko jeśli spełniony jest jeden z następujących warunków:

• obowiązuje stan nadzwyczajny, stan epidemii, stan zagrożenia epidemicznego lub okres 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła obowiązek ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej. Powinny one być określone w:

• porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, lub
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – tylko w sytuacji, w której w ciągu 30 dni nie zostanie zawarte porozumienie z zakładowymi organizacjami zawodowymi bądź u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.

W innych przypadkach zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej (tylko w sytuacjach, w których pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną).

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca zyskał nowe obowiązki, które musi wypełnić, wprowadzając do swojej firmy pracę zdalną. Jest on obowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w dokumentach określających pracę zdalną między pracodawcą i pracownikiem,
• zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Co ważne, istnieje możliwość zastąpienia obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi poprzez wypłatę przez niego ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. Wypłata ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego nie stanowi przychodu. Oznacza to, że jest wyłączona z opodatkowania, a także nieoskładkowana.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY